Kamnik.info Osrednji informativno-satirični portal občine Kamnik. Novice o dogajanju, dogodkih in prireditvah v Kamniku, krajih pod kamniškimi planinami ter bližnji okolici.
Podatki nedvoumno kažejo, da nered na mizi zmanjšuje produktivnost, prispeva k stresu in celo zmanjšuje verjetnost, da bo zaposleni napredoval.
Takšni so rezultati britanske raziskave o organizaciji delovnih mest, ki je prav tako razkrila, da neurejeni delavci ne vplivajo negativno le na svojo produktivnost, temveč tudi na svoje sodelavce. Prenehajte zapravljati dragoceni čas in preverite nasvete za dolgoročno urejenost svoje mize. Uporabite jih lahko tako pri delu v pisarni kot pri delu od doma.
Določite temelje
Ko je vaša miza pospravljena, to pomeni, da je vsak predmet na svojem mestu. Katero bo to mesto, pa morate določiti sami. Zgledujte se po strokovnjakinji za urejanje prostorov, Marie Kondo, ki pravi, da si mesto na mizi zaslužijo le predmeti, ki vas veselijo ali so bistveni za vaše delo. To so lahko pisarniški pripomočki, etui in krpa za očala, polnilec za telefon ali pomembni dokumenti, ki jih pogosto uporabljate.
Vse drugo ne sodi na vašo mizo, saj bi po nepotrebnem odvračalo vašo pozornost in bi lahko zmanjšalo vašo produktivnost. Toda tudi manj pomembni predmeti si zaslužijo svoj “dom”, le da ni treba, da so ves čas na očeh. Uporabite lahko na primer pisarniško omaro ali pisarniški organizator na kolesih pod pisalno mizo. Pomembno je, da je pisalna miza čista in lahko hitro najdete vse, kar iščete, da ne izgubljate dragocenega časa.
Pomočnik številka ena vam bodo različni organizatorji, kot so predali za razvrščanje pisarniškega materiala, stojala za dokumente ali organizatorji predalov za različne drobnarije. Če vam primanjkuje prostora, vam bodo prav prišli tudi stenski predalniki in žepne mape. V vašem naboru naj bodo tudi organizatorji za kable, da ne bodo ovirali vašega običajnega delovnega procesa in kvarili estetskega videza vašega delovnega prostora.
Držite se pravila dveh minut
Zgornji nasveti vam bodo pomagali pospraviti pisalno mizo. Kako pa jo ohraniti čisto na dolgi rok? David Allen, strokovnjak za produktivnost in avtor knjige Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, ima za to preprosto metodo, ki jo lahko uporabite tudi za kaj drugega kot le čiščenje. Pravzaprav priporoča, da vsako nalogo, ki traja manj kot dve minuti, opravite takoj in brez odlašanja.
Kako to pravilo prenesete na urejeno pisalno mizo? Vsak delovni dan rutinsko zaključite tako, da si vzamete dve minuti časa in uredite svoj prostor. Pospravite pisarniške potrebščine, razvrstite dokumente in vse predmete postavite nazaj na svoje mesto. Najbolje je, če imate v bližini krpo iz mikrovlaken in na površinah, vključno z monitorjem in tipkovnico, odstranite prah in druge nečistoče.
Vendar vsega ne prelagajte na konec delovnega dneva – takrat dve minuti morda ne bosta dovolj. Ko popijete kavo, odnesite skodelico nazaj v kuhinjo. Po prigrizku takoj obrišite mizo. Takoj zavržite vse papirje, ki jih ne potrebujete več. Vse to vam bo vzelo manj kot dve minuti, miza pa bo urejena, saj se na njej ne bo nabirala nesnaga. Na koncu pospravite le še detajle, da vse skupaj zaključite in se naslednji dan s čisto mizo in jasnimi mislimi vrnete na delo.
Digitalizirajte, kolikor je mogoče
Kaos na mizi pogosto povzročajo različni papirji. Danes vam mnogo dokumentov sploh ni treba hraniti v fizični obliki. Nasprotno, bolje je, da jih shranite v oblak, na primer v Google Drive, Dropbox ali OneDrive. Tu jih lahko ne le lepo uredite v mape po projektih ali temah, temveč jih tudi preprosto delite s sodelavci.
V digitalno obliko lahko prenesete tudi zapiske, ki jih običajno pišete na papirju. S tem se tudi zmanjša verjetnost, da jih boste izgubili in jih nikoli več ne boste našli. Kar pa se pri elektronskih zapiskih ne bo zgodilo. Poleg tega lahko zlahka iščete med njimi ali jim dodate priponke, tako da lahko v nekaj trenutkih dobite točno tiste informacije, ki jih potrebujete. Najbolj priljubljena orodja so Evernote ali Notion ali Microsoft OneNote.
Digitalizirate lahko tudi način planiranja pomembnih sestankov. Z aplikacijami, kot so Google Calendar, Outlook Calendar ali Apple Calendar, lahko razporedite svoj dnevni red tako, kot ste vajeni. Poleg tega boste imeli svoj koledar vedno pri roki v telefonu, tako da lahko dnevni red prilagodite kadar koli in kjer koli. Dogodke lahko delite z drugimi in prejemate obvestila, česar vam papirnati rokovnik ne omogoča.
Kako torej začeti? Kot prvo, ne čakajte na pravi trenutek, temveč začnite pospravljati svojo pisalno mizo že zdaj. Ugotovili boste, da lahko že majhen korak močno vpliva ne le na vašo produktivnost, temveč tudi na vaše splošno duševno počutje. Konec koncev je čista miza šele začetek, kateremu neposredno sledi jasen in miren um.
